Debiteurenadministratie is een belangrijk proces binnen jouw bedrijf. In eerste instantie zou je denken dat het niet zo van belang is en dat het allemaal wel op zijn pootjes terecht komt, maar niets is minder waar. Als jouw debiteurenbeheer onvoldoende bijgehouden wordt, kunnen er serieuze liquiditeitsproblemen ontstaan en zelfs een faillissement volgen.
Hoe richt je een goede debiteurenadministratie in?
De kern van een goede debiteurenadministratie is een overzicht van jouw debiteurenportefeuille. Kort gezegd gaat het erom dat je een duidelijk overzicht hebt van hoe het met jouw debiteuren staat. Welke facturen zijn betaald, welke facturen niet, op welke facturen ligt een dispuut en welke betalingsregelingen zijn er afgesproken? Dit duidelijke overzicht combineren met een strak beleid met betrekking tot herinneringen, telefoontjes en aanmaningen, heb jij een goed debiteurenbeheer in jouw onderneming.
Stappenplan van debiteurenbeheer
Of je nu werkt in een Excel-bestand of een softwareprogramma hebt aangeschaft, de basis van het debiteurenadministratie ligt in jouw eigen handen. Als jij niet jouw taken opvolgt, dan zal de niet-betalende klant mogelijk ook niet betalen omdat deze er simpelweg niet aan wordt herinnerd.
Als eerste verstuur je een herinnering per mail of per post aan jouw debiteur ongeveer twee a drie dagen na het verstrijken van de betalingstermijn dat op de factuur staat vermeld. Let hierbij goed op als er verschillende betalingstermijnen gehanteerd worden voor verschillende klanten. Onjuiste herinneringen kunnen de klantrelatie verslechteren.
Verstuur vervolgens als tweede stap een aanmaning ongeveer twee a drie dagen nadat de termijn van de herinnering is verlopen. In plaats van een schriftelijke aanmaning kun je ook eerst de klant bellen en informeren naar de status. Na de aanmaning kun je opnieuw een telefonische contact poging doen om jouw klant nog een keer een reminder te sturen. Je zult merken dat veel klanten de factuur vergeten zijn, de factuur volgens de klant onjuist is of dat de klant nu de betaalmogelijkheden niet heeft. Door telefonische benadering krijg je sneller duidelijkheid over de reden van de late betaling als er meer aan de hand is dan alleen het vergeten zijn.
Als laatste stap kun je nog een aanmaning of de ingebrekestelling versturen aan klant alvorens je de facturen ter incasso doet. Deze laatste stap kan de klantrelatie verslechteren en moet dus een uiterste noodgreep zijn.
Meer liquiditeit door goede debiteurenadministratie
Als jouw debiteuren administratie op orde is, dan is jouw liquiditeit ook groter. Je zult zelf minder snel in de problemen komen met het betalen van leveranciers, personeel en je hebt meer ruimte om investeringen te doen. Ook kunnen de zogenaamde ‘dubieuze debiteuren’ uiteindelijk in een zwart gat belanden omdat er te veel tijd zit tussen de factuur en erachter aan gaan, waardoor je op langer termijn geld kan mislopen.
Debiteurenadministratie is een saaie klus, maar het is voor jouw liquiditeit wel belangrijk om hier toch prioriteit van te maken. Mocht je toch dit niet als hoge prioriteit kunnen aanmerken, dan kun je altijd nog overwegen om het beheer uit handen te geven aan een professionele partij zodat jij je kan focussen op jouw passie.